Hoe een bedrijf te beheren met remote teams?

Wil je een virtueel bedrijf oprichten? Denk je na over hoe je je bedrijf op afstand kunt beheren? Als je een van deze vragen hebt gesteld, presenteren we je hier een gids met enkele tips om je te helpen je bedrijf te creëren en te beheren met de steun van technologie.

‍

In de nieuwe tijd van virtueel werken is de mogelijkheid om een bedrijf te leiden en op te schalen zonder een fysiek kantoor of persoonlijke vergaderingen nog nooit zo betaalbaar geweest als nu. Echter, als je van plan bent om dit pad te verkennen, is het belangrijk om te beschikken over de juiste technologie, systemen en processen om succesvol te zijn.

‍

Hoewel je mogelijk gespecialiseerde behoeften hebt, afhankelijk van het type bedrijf dat je runt (bijvoorbeeld voorraadbeheer voor e-commerce, voorstel- en contractsoftware voor dienstverleners, om twee voorbeelden te noemen), zijn er enkele zaken waar elke eigenaar van een virtueel bedrijf van op de hoogte moet zijn.

‍

Vereisten voor het beheren van een virtuele onderneming

‍

KWALITEITSWERKRUIMTE

‍

Een goede werkruimte helpt je om je meer georganiseerd en productief te voelen. Het is essentieel om te investeren in apparatuur van hoge kwaliteit. Een betrouwbare laptop met een webcam en microfoon voor videoconferenties en andere technologieën die je nodig kunt hebben om je bedrijf te runnen. Aangezien werken op afstand vereist dat de meeste taken digitaal worden uitgevoerd, heb je een snelle internetverbinding nodig die je in staat stelt efficiënt en veilig te werken.

‍

Bovendien moet je ervoor zorgen dat je goede verlichting hebt, een ruimte zonder afleidingen, en indien mogelijk, enkele voorzieningen die de werkruimte gezelliger maken. Dit kan een minibar, sierplanten of een spelconsole zijn om je te motiveren tijdens je vrije momenten gedurende de dag.

‍

OPTIMALE SOFTWARE VOOR JE BEDRIJF

‍

Momenteel is er een groot aanbod aan software die past bij de meest uiteenlopende zakelijke behoeften, zowel door de productieve activiteit of specialisatie als door het aantal licenties dat nodig kan zijn. Hieronder noemen we enkele van de meest aanbevolen softwarecategorieën voor 100% digitale bedrijven.

1. Communicatiesoftware. Aangezien je niet op kantoor zult zijn met je werknemers, is het belangrijk om betrouwbare e-mail, chat, videoconferentie en andere communicatiesoftware te hebben die deze gesprekken kan faciliteren.2. Boekhoudsoftware. Je hebt software nodig om je financiën bij te houden, facturen te maken, leveranciers en werknemers te betalen, enz.3. Projectmanagement-/samenwerkingssoftware. Om je klanten en je team op dezelfde pagina te houden ondanks het werken op afstand, investeer in kwaliteitsprojectmanagement-/samenwerkingssoftware die al je belangrijke bestanden organiseert.4. HR/recruitment software. Het beheren van een remote team is niet eenvoudig, maar het gebruik van HR/recruitment software zal je helpen je team te creëren en te beheren. Een hoogwaardig en zeer aanbevolen platform is dat van Ontop.5. VPN en beveiligingssoftware. Houd de gegevens van je bedrijf veilig door gebruik te maken van een betrouwbare virtuele privénetwerk (VPN) om je webverkeer te versleutelen, evenals een antivirusprogramma voor alle werkgerelateerde apparaten.

‍

De keuze van de software van jouw keuze zal grotendeels worden bepaald door het type bedrijf en de middelen waarover je beschikt op het moment dat je je bedrijf start of overstapt van het traditionele naar het digitale model. Het is het meest aan te raden om te beginnen met de programma's die essentieel zijn voor de operatie en vervolgens de software aan te schaffen die zal dienen om je commerciële activiteiten te optimaliseren, automatiseren of verbeteren. Als je meer wilt begrijpen over cyberbeveiliging, zal deze blog je helpen om wat meer context te krijgen.

‍

Ervaren medewerkers

‍

Naast de juiste hulpmiddelen, heb je medewerkers en medewerkers nodig die zich identificeren met de doelstellingen van je bedrijf. Dit omvat de persoonlijkheid van het merk, de waarden en de werkcultuur die je zou willen ontwikkelen.

‍

Het is erg belangrijk dat je aspecten zoals ervaring, digitale vaardigheden en doelgericht werken beschouwt als fundamentele vereisten bij het kiezen van je medewerkers.

‍

Maak een proces voor het rekruteren en onboarden (bijvoorbeeld via een introductiecursus) van externe werknemers. Aangezien je niet persoonlijk met de kandidaten of nieuwe werknemers zult zijn, moet je rekruterings-, aanwervings- en onboardingmechanismen creëren die je team een veilige en soepele overgang garanderen.

‍

Je kunt de interviews en de onboarding-gesprekken voeren via Zoom om een meer persoonlijke ervaring te bieden die je werknemers het gevoel geeft echt deel uit te maken van het team.

‍

Interne Communicatieplan

‍

Een goed intern communicatieplan zal je helpen je projecten beter te beheren en te

de bedrijfsdoelstellingen afstemmen met je team en de klanten.

‍

Om er zeker van te zijn dat je op dezelfde pagina zit met je externe medewerkers, maak een beknopt plan dat beschrijft hoe je zult communiceren met je werknemers, klanten en consumenten (Slack, e-mail, Zoom-oproepen, telefoongesprekken of al het bovenstaande), evenals het plan voor het beheren van projecten en het stellen van doelen als team. Zorg ervoor dat je consistent bent met deze inspanningen, zodat er geen verwarring of discrepanties ontstaan onderweg.

Beleid van open deuren

‍

Remote medewerkers kunnen het gevoel hebben dat ze je storen als ze buiten de geplande vergadertijden contact met je opnemen, vooral als ze in verschillende tijdzones werken. Om dit te voorkomen, creëer een open deur beleid, zodat zowel remote als niet-remote medewerkers het vertrouwen en de zekerheid hebben om op elk moment contact met je op te nemen. Hoewel je misschien niet onmiddellijk kunt reageren, zorg ervoor dat je medewerkers weten dat communicatie een essentieel punt is voor het bedrijf.

‍

Strategieën die je zullen helpen bij het beheren van je remote teams.

‍

Creëer de juiste cultuur en leiderschapsvaardigheden

‍

Het creëren van een positieve bedrijfscultuur is net zo noodzakelijk als belangrijk wanneer je een of meerdere remote teams beheert. Om dit met positieve resultaten te doen en de doelstellingen te bereiken, is het noodzakelijk je leiderschapsvaardigheden te verbeteren, evenals het creëren van een veilige ruimte die het stellen van vragen en het ontvangen van feedback mogelijk maakt, en zelfs het maken van fouten door je medewerkers en werknemers toestaat.

‍

Er zijn veel vaardigheden die je een betere leider kunnen maken, maar de belangrijkste is samen te vatten in één zin: geef het goede voorbeeld. Het is ook erg nuttig om rekening te houden met de volgende kwaliteiten en zakelijke waarden:

‍

‍

Houd rekening met de tijdsverschillen, controleer of alle medewerkers aanwezig zijn en verzamel regelmatig het hele team. Deze kleine initiatieven zorgen ervoor dat je werknemers zich gesteund en gewaardeerd voelen.

‍

Praat met andere eigenaren en managers van virtuele bedrijven om hun meningen te horen

‍

Het is altijd nuttig om meningen en ervaringen te delen met degenen die in hetzelfde schuitje zitten of in jouw schoenen hebben gestaan. Luister naar degenen die al langer in de digitale wereld zitten en help degenen die advies zoeken om hun bedrijf te starten. Wederkerigheid is van onschatbare waarde in ondernemerschap.

‍

Vraag advies aan andere eigenaren van virtuele bedrijven over hoe een bedrijf met deze kenmerken te runnen en deel je eigen aanbevelingen om ideeën te genereren. Dit kun je persoonlijk doen in forums en gespecialiseerde evenementen, maar overweeg ook het gebruik van technologie als communicatie- en socialisatiekanaal. Een blog of een videoblog op YouTube, bijvoorbeeld.

‍

Het leiden van remote teams brengt nieuwe en unieke uitdagingen met zich mee. De dingen die werken in een fysiek schema hebben niet altijd dezelfde prestaties in een remote schema. Bijvoorbeeld, je kunt niet een cubicle binnenlopen om vragen te stellen en te beantwoorden, en het gebrek aan face-to-face interactie kan wantrouwen, misinterpretaties en een zekere mate van verwarring bij de teamleden veroorzaken, door een schijnbaar gebrek aan leiderschap.

‍

Vier de overwinningen en de positieve resultaten

‍

Beloon medewerkers voor goed werk en houd de motivatie van je team op afstand hoog door successen te erkennen; stuur bedankberichten en bied unieke incentives aan, zoals extra vrije tijd of een Amazon-cadeaubon om hun werkruimte te verbeteren.

‍

Bedrijfseigenaren en leidinggevenden kunnen deze strategieën gebruiken om op afstand succesvol een bedrijf te leiden. Op deze manier moedig je remote teams aan en creëer je een ideale werkomgeving om te blijven streven naar betere doelstellingen en ambitieuzere doelen, zonder het oog te verliezen op de tevredenheid van de medewerkers.

‍

Stel goed gedefinieerde werkdynamieken vast

‍

Zorg ervoor dat de medewerkers weten op welk moment ze zich op het werk moeten aansluiten en hoe ze hun werkroosters moeten structureren om aan de deadlines van projecten en vergaderingen te voldoen. Gebruik een van deze projectmanagementtools om de workflow van elke persoon of elk team duidelijk te definiëren.

‍

‍

Deze hulpmiddelen kunnen werknemers helpen hun taken in realtime bij te werken, informatie gemakkelijk te delen en te openen, berichten te sturen die verband houden met specifieke projecten en op de hoogte te blijven van hun doelen.

‍

Om verbonden te blijven met elk gebied van uw bedrijf, met workflows en processen, raden wij de volgende tools aan:

‍

‍

De belangrijke tools en technologie die je nodig hebt om een remote workforce te beheren, omvatten chat- en samenwerkingstools voor teams (bijvoorbeeld Slack), videoconferentiesoftware, tools voor schermdeling, projectmanagementsystemen om belangrijke taken bij te houden, tijdregistratie-applicaties en meer.

‍

Blijf verbonden

‍

Gebruik videoconferentie- en berichtenplatforms om vergaderingen te plannen en contact te houden met werknemers en collega's tijdens de werkdag. Het plannen van vergaderingen via berichten of video draagt bij aan het gemotiveerd en gefocust blijven van werknemers op hun taken en zorgt ervoor dat ze zich meer verbonden voelen met hun werk.

‍

We raden aan deze vragen te beantwoorden om de communicatie te verbeteren:

‍

‍

De antwoorden zullen je helpen een communicatie- en connectiviteitsstrategie te structureren om de prestaties van de teams te verbeteren en de informatie in omloop te houden. Zo voorkom je de vorming van silo's of informatiestukken die creatieve en productieve processen belemmeren.

‍

Bevordert de socialisatie

‍

Plan virtuele vergaderingen en externe bijeenkomsten om het moreel te verhogen, vermoeidheid te voorkomen en de communicatie tussen teamleden te bevorderen.

‍

Deze sessies kunnen interviews met gasten, korte presentaties met verschillende teamleden of gewoon ontspannings- en samenzijnsessies omvatten, zoals gebruikelijk is op kantoor tijdens de koffiepauze. Ze behandelen onderwerpen van algemeen belang, het gezinsleven en de interesses van de groep. En vergeet niet dat hoewel dit een ruimte is voor socialisatie, als er een goed idee met betrekking tot het werk opkomt, dit een goed moment is om het te delen.

‍

Zoek transparantie in je omgang met medewerkers

‍

Werknemers kijken vaak naar leiders als voorbeeld van gedrag op de werkplek. Als je open en eerlijk bent, is de kans groter dat zij ook open en eerlijk tegen jou zijn. Als transparantie deel uitmaakt van de cultuur van je team, is het gemakkelijker vertrouwen te creëren met alle werknemers en ervoor te zorgen dat ze zich op hun gemak voelen met elke vraag of zorg.

‍

Zorg ervoor dat je transparantie zich gelijkmatig uitstrekt over alle teamleden. Bijvoorbeeld, als je nieuws hebt om te delen, zorg ervoor dat alle teamleden het tegelijkertijd weten. Op deze manier zullen je externe medewerkers niet het gevoel hebben dat ze als laatste op de hoogte zijn van wat er op kantoor gebeurt, of dat je opzettelijk informatie voor hen achterhoudt.

‍

Hoe je het beste uit je externe teams haalt

‍

Profiteer van deze tips om de beste prestaties van je externe medewerkers te behalen, de relatie met elk van hen te versterken en de tevredenheid, betrokkenheid en productiviteit van het team te verbeteren.

Ontwikkel een virtuele onboarding-ervaring

‍

Bereid uw nieuwe medewerkers voor op succes door middel van virtuele onboarding. Videoconferentieprogramma's zoals Zoom, teamcommunicatietools, gezamenlijke documentopslag, workflowbeheertools en virtuele privénetwerken (VPN) zijn belangrijk om medewerkers georganiseerd, productief, veilig en betrokken te houden terwijl ze vanuit huis werken.

‍

Indien nodig, stel een trainingsprogramma op waarin je nieuw aangeworven talent integreert in je virtuele werkstructuur. Neem onderwerpen op zoals gegevensbeveiliging, veilige communicatie, communicatieprotocollen, om enkele fundamentele onderwerpen in de digitale wereld te noemen.

‍

Als je meer tips wilt leren om op afstand te werken, zal deze blog je helpen ontdekken hoe je productiever kunt zijn terwijl je vanuit huis werkt.

‍

Moedig werknemers aan om een toegewijde werkruimte te creëren

‍

Je kunt sessies plannen met je team om over hun werkruimte te praten: wat ze het leukst vinden, hoe ze het zouden kunnen verbeteren, welke technologische behoeften ze op korte termijn zouden willen vervullen.

‍‍Help vervolgens je medewerkers om hun doelen te bereiken. Overweeg om bij te dragen aan de kosten van het thuiskantoor. Op deze manier kun je het gevoel van verbondenheid met het bedrijf versterken, ondanks de afstand.

‍

Vermijd microbeheer

‍

Een deel van de aantrekkingskracht van werken op afstand is de autonomie en het eigenaarschap. Overweeg, indien mogelijk, om je te richten op de resultaten in plaats van de gewerkte uren, zichtbare activiteitsniveaus of micromanagement. Plan regelmatige virtuele teamvergaderingen, dagelijks of wekelijks; dit zijn ideale momenten om misverstanden op te helderen en mogelijke problemen vanaf het begin te identificeren.

‍

Zorg ervoor dat de vergaderingen van je gedistribueerde team meer actiegericht en aantrekkelijker zijn. Probeer ijsbreker-oefeningen te doen, teambuildingactiviteiten en bevorder een omgeving van psychologische veiligheid.

‍

Microgestie van externe werknemers kan stressvol zijn voor beide partijen en werknemers kunnen het gevoel hebben dat er geen vertrouwen is in hun vermogen om hun werk uit te voeren. Richt je in plaats daarvan op de resultaten en de doelen in plaats van op de zichtbare activiteit en de gewerkte uren. Zolang de werknemer zijn werk goed en op tijd doet, kan zijn werkstijl irrelevant zijn.

‍

Tegelijkertijd is het belangrijk dat externe werknemers hun autonomie niet misbruiken door tijd te verspillen en hun werklast te negeren. Het is mogelijk dat sommige werknemers niet de zelfdiscipline hebben die nodig is voor werken op afstand, en het is essentieel om dit gedrag snel te herkennen voordat het de productiviteit van het team beïnvloedt.

‍

Bied en vraag om feedback

‍

Het geven van constructieve en positieve feedback kan werknemers helpen op koers te blijven en hun werkprestaties te verbeteren. Bovendien kan het vragen aan werknemers hoe je hen beter op afstand kunt ondersteunen, je helpen blinde vlekken in je managementstijl te identificeren.

‍

Wanneer je het druk hebt, is het gemakkelijk om ogenschijnlijk niet-essentiële evenementen, zoals individuele gesprekken, te annuleren of uit te stellen. Deze bijeenkomsten zijn echter cruciaal voor het effectief beheren van externe teams. Dit komt doordat externe medewerkers vaak kleine updates en ad-hocvergaderingen missen die gedurende de dag plaatsvinden en mogelijk niet zo goed op de hoogte zijn als lokale medewerkers.

‍

Doe er alles aan om wekelijkse of tweewekelijkse individuele vergaderingen op hetzelfde tijdstip te houden, en geef elke remote medewerker ten minste een half uur van je volledige aandacht zodat hij of zij vragen kan stellen, zorgen kan uiten of ideeën kan delen.

‍

Bouw een sterke relatie op met elk teamlid

‍

Wanneer je externe medewerkers beheert, leer hen op dezelfde manier kennen als je niet-externe medewerkers, inclusief hun hobby's, interesses en professionele ambities.

‍

Hoewel je je misschien onder druk gezet voelt om je te concentreren op zaken tijdens een telefoongesprek of videoconferentie, reserveer altijd een paar minuten voor een praatje aan het begin of einde van je vergaderingen, net zoals je zou doen tijdens persoonlijke vergaderingen. Het simpele feit dat je vraagt naar het weekend van een medewerker, praat over zijn familie of informeert naar zijn plannen voor een aankomende vakantie kan hem helpen zich meer op zijn gemak te voelen bij jou en een persoonlijke band te ontwikkelen.

‍

Integreer externe werknemers

‍

In bedrijven die een hybride werkmodel hebben, kunnen zich situaties voordoen waarin de externe werknemers worden buitengesloten van de belangrijke discussies over de doelstellingen, visies en plannen van het bedrijf, en zij kunnen zich beginnen te voelen als buitengesloten en ondergewaardeerd. Stuur periodiek werknemerstevredenheidsenquêtes om te meten hoe de externe medewerkers zich voelen in hun werkomgeving.

‍

Conclusie...

‍

Thuiswerken is een uitdaging voor elk bedrijf. Echter, het kan zeer voordelig zijn voor degenen die erin slagen zich aan te passen aan de technologie die we tot onze beschikking hebben.

‍

Als je een virtueel bedrijf wilt starten of als je al een bedrijf hebt en je team problemen heeft met werken op afstand, probeer dan enkele van deze tips om weer op koers te komen en snel te groeien.

‍

Onthoud dat de toekomst nu is, en de technologische en digitale revolutie opent nieuwe horizonten voor bedrijven en werk.